Fallstudie: Entwicklung Desktop-Applikation

Einführung der Version 1.0

Nach Fertigstellung der Basisfunktionalität, die das alte System ersetzen konnte, startete die erste Beta-Version. Es wurde entschieden, das neue System für eine Übergangs- und Bewährungszeit parallel zum alten System laufen zu lassen, d.h. dass produktiv mit dem alten System gearbeitet wurde, testweise mit dem neuen. Vor und während des Starts finden Schulungen für die Mitarbeiter statt.

Die neue Software wurde von den Mitarbeitern dank der umfangreichen Erweiterungen, der einfacheren Handhabbarkeit und der Schulungen gut angenommen. Zwangsläufig in der Beta-Phase auftretende Programmfehler oder Änderungswünsche wurden geprüft und in eine erweiterte Version aufgenommen, die nach kurzer Zeit in den Produktivbetrieb gehen konnte. Die Umstellung erfolgte an einem Wochenende, wobei alle notwendigen Abschlüsse der alten Version gemacht und die Daten zur neuen Datenbank konvertiert wurden. Schließlich wurde die letzte stabile Beta-Version (Release-Candidate) zur Version 1.0. Ab diesem Zeitpunkt war das System im Einsatz - und Zeit für die Taufe mit einem Glas Sekt!

Zusätzlich zur Funktionalität der alten DBase IV-Version standen bereits jetzt u.a. folgende produktivitätssteigernde Programmelemente zur Verfügung:

• Komplette Bedienbarkeit per Maus und Tastatur gegenüber einer Nur-Tastaturbedienung beim DBase-System
• Einführung einer geographischen Umkreissuche, um Einrichtungen und Fachpersonal in bestmöglicher geographischer Weise zu vermitteln
• Einfacher Export von Daten zu externen Programmen (z.B. für Faxserver, Mailingservices etc.) nach sinnvollen, parameterisierbaren Kriterien. Auch an dieser Stelle wird eine Umkreisfunktion implementiert
• Erfassung von erweiterten Informationen in Form eines kleinen CRM-Systems (Customer Relationship Management)
• ...

Entwicklung der zweiten Version

Basierend auf der Projekt-Roadmap wurde eine zweite Version entwickelt, die die Produktivität weiter steigern sollte. Hierbei wurden die Wünsche des Kunden, seiner Mitarbeiter sowie Vorschläge von cts projects&software einbezogen. Letztendlich standen folgende Hauptwünsche auf der "To-do-Liste" für die Version 2.0:

• Erweiterung der CRM-Funktionalität durch ein Ansprechpartner-Management, welches jeder Einrichtung einen oder mehrere Ansprechpartner und dessen Funktion zuordnet
• Einbau einer globalen "To-do-Liste"
• Einbau eines Qualifikationenmanagement, welches jeder Einrichtung und jedem Fachpersonal eine oder mehrere Fachrichtungen zuordnet
• Integration dieser Erweiterungen in den Export von Daten und in die Suche nach Einrichtungen
• Erweiterung der graphischen Benutzeroberfläche, um mehrere Module gleichzeitig benutzen zu können etc.
• Weitere Integration in die Microsoft Office Produktreihe
• Interaktion mit der Internetpräsenz des Kunden über Webservices

Nach Absprache mit dem Kunden begann dann die Entwicklung der zusätzlichen Features - gleichzeitig wurden auftretende Probleme bei der Version 1.0 behoben und dem Kunden zeitnah zur Verfügung gestellt.

Auch bei der Entwicklung der zusätzlichen Komponenten bestand ein ständiger Kontakt zum Kunden, der hilfreich und steuernd in die Entwicklung eingreifen konnte, um Fehlentwicklungen zu vermeiden, die später Zeit und Geld kosten würden. Am Ende der Entwicklungsarbeit stand eine Version 2.0, die dem Kunden nach umfangreichen Tests zur produktiven Verwendung gestellt werden konnte.

Die neuen Funktionen wurden den Mitarbeitern im Rahmen einer (Hands-On)-Präsentation vorgestellt. Da die gewünschten Erweiterungen zu einem großen Teil auf Anforderung der Geschäftsleitung und der Mitarbeiter implementiert wurden, sind die Erweiterungen sehr wohlwollend aufgenommen worden.

Entwicklung der dritten Version

Nach Abschluss wurde das Projekt zunächst für einige Monate in seinem Ist-Zustand belassen, da andere Projekte die volle Aufmerksamkeit forderten. Nach dieser Reifezeit für die Applikation standen weitreichende Erweiterungen auf dem Programm, die für Version 3.0 vorgesehen waren.

Aufgrund der Tatsache, dass unser Kunde wiederum für seine Kunden die Abrechnung der geleisteten Stunden übernimmt, sowie natürlich auch seine Dienstleistung auf Basis dieser Stunden in Rechnung stellen muss, war die Erstellung der Abrechnungen ein großer Kostenfaktor bzgl. Personaleinsatz, Versandkosten und Vorhaltung der Rechnungen in Papierform. Auch waren die Abrechnungen zum Teil aufgrund ihrer Komplexität von Kunden nur schwer zu verstehen, führten zu vielen Rücksprachen und auch zu berechtigten Reklamationen - welche die Mitarbeiter in der Regel von produktiver Arbeit für längere Zeit abhielt. Weiterhin war die Erstellung so kompliziert, dass eine sehr lange Einarbeitungszeit von Nöten war, um das System zu verstehen. Diese Punkte galt es bei der Erstellung des Rechnungsmoduls durch cts projects&software zu berücksichtigen und zu verbessern.

Das von cts projects&software implementierte Modul enthielt folgende Schlüsselfunktionen, um die geschilderten Probleme in den Griff zu bekommen:

• Abrechnungen werden einfach per Windows-Oberfläche eingegeben, inkl. einer weitreichenden Plausibilitätsprüfung, um Reklamationen zu verhindern
• Eingabedaten werden auf ein Minimum reduziert, alle weiteren Eingaben übernimmt das Programm (z.B. die Überprüfung, ob bei der Einrichtung am abzurechnenden Tag ein Feiertag war)
• Einmal erstellte Abrechnungen können kopiert und verändert werden, anstelle einer kompletten Neueingabe
• Abrechnungen werden optional direkt per E-Mail im PDF-Format an die betreffenden Parteien verschickt
• Abrechnungen werden im PDF-Format vorgehalten
• Ausgabe der Abrechnungen in einem strukturiert sinnvollen Format, welches Abrechnungen selbsterklärt und Rückfragen bzgl. der Stundenaufstellungen auf ein Minimum reduziert
• Rechnungen können nun nach einer sehr kurzen Einarbeitungszeit von jedem Benuzer erstellt werden
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Nach einer Einführungsphase zeigte sich, dass die implementierte Lösung die Probleme effekiv in den Griff bekommen hatte, wodurch der Personaleinsatz auf ca. 1/4 der Zeit des ursprünglichen Systems reduziert werden konnte. Auch Kosten für Einarbeitung und Porto konnten drastisch gesenkt werden.